15 dicas essenciais de gestão de tempo e produtividade

15 dicas essenciais de gestão de tempo e produtividade

O gerenciamento do tempo é definido como o processo de planejar e controlar conscientemente a quantidade de tempo gasto em tarefas e atividades específicas, especificamente com o objetivo em mente de maximizar a eficiência, eficácia e produtividade. 

Administrar o tempo de forma eficaz é crucial para todos, jovens e idosos, em todas as profissões e campos de estudo, bem como em nosso dia a dia.

Para os alunos, o planejamento do tempo foi considerado em um estudo como o “preditor correlacionado mais significativo” para o desempenho acadêmico geral. Outro estudo descobriu que a “percepção do controle do tempo pelos alunos” teve a maior correlação com seu GPA. 

Para profissionais, é tão importante. Um estudo descobriu que professores e educadores que melhoram suas habilidades de gerenciamento de tempo “aumentam a satisfação e a motivação no trabalho e tornam suas vidas profissionais e pessoais mais significativas”. Outro estudo afirma que os gerentes e executivos da empresa exigem uma gestão adequada do tempo como um dos pilares da liderança eficaz.

E, para o restante de nós, o gerenciamento e a organização adequados do tempo podem simplesmente, mas significativamente, melhorar nossa vida cotidiana.

Aqui estão as 15 melhores dicas e truques de gerenciamento de tempo e produtividade:

1. Defina objetivos realistas que beneficiem uns aos outros

Todos nós temos objetivos de curto e longo prazo. O que devemos fazer, é garantir que haja alguma correlação entre essas duas listas de objetivos. Se você não tem (ou tem poucos) objetivos de curto prazo que também ajudem a atingir seus objetivos futuros mais amplos, provavelmente não os alcançará, o que significa serem uma perda de tempo, praticamente falando. 

Mais importante ainda, você deve perceber, tanto consciente quanto inconscientemente, que suas realizações diárias o estão ajudando a atingir gradualmente seus objetivos distantes.

2. Invista em uma lista de tarefas adequada

Uma das melhores maneiras de começar a descobrir como administrar o tempo de maneira eficaz é investir em uma lista de tarefas adequada. Como estamos no século XXI, sugiro ir para uma lista de tarefas digital, como um aplicativo móvel.

3. Use a análise de Pareto para priorizar tarefas

O Princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, é a teoria de que cerca de 80% dos efeitos resultam de apenas 20% das causas e vice-versa.

A Análise de Pareto tenta classificar quais de suas ações estão do lado 80/20, por assim dizer, e quais estão do lado 20/80. Após entender quais atividades e tarefas são fáceis, mas têm alto impacto, você pode ser mais produtivo e gerenciar melhor seu tempo. 

4. Evite ser um perfeccionista

Valerie P. Jackson, MD, disse o seguinte sobre o problema do perfeccionismo em relação à gestão do tempo saudável: 

“Se insistirmos em ser perfeitos em todas as tarefas, minimizamos a hipótese de realmente concluirmos a tarefa. Na verdade, o perfeito é inimigo do bom. Se 80% do esforço produz 95% do produto, realmente faz sentido atingir os 5% finais? Alguém vai notar? Isso afetará o resultado? ”

5. Rastreie suas atividades

Acompanhar o tempo gasto em suas várias atividades, bem como as atividades específicas que você faz a cada dia, é uma das melhores maneiras de gerenciar seu tempo de forma mais eficaz e eficiente. O rastreamento de atividades permite que você avalie seu progresso e estabeleça referências e, com o tempo, poderá eliminar gradualmente os fatores de perda de tempo.

Se você quiser ser simples e gratuito, use o Planilhas Google ou o Microsoft Excel e apenas crie uma planilha com suas atividades diárias. No entanto, se você realmente deseja gerenciar seu tempo de forma mais eficaz, opte por um aplicativo de rastreamento de tempo completo.

6. Encontre e elimine atividades que perdem tempo

Um dos princípios do gerenciamento do tempo é localizar e remover as ações que desperdiçam tempo. Se você rastreou adequadamente suas atividades ao longo de um dia ou semana, terá uma ideia melhor do que é uma perda de tempo.

Se você está sem tempo, mas descobre que está tomando banhos de 30 minutos, uma hora para preparar um almoço que você come em 5 minutos, ou acessando a Wikipedia, ou o Twitter, você pode começar com isso nas áreas para melhoria.

7. Categorizar atividades usando a análise ABCD

A análise ABCD categoriza suas tarefas em quatro níveis de prioridade com base na urgência e importância:

  • A — Urgente e importante
  • B — Importante, não urgente
  • C — Urgente, não importante
  • D — Não é importante, não é urgente

Se você puder categorizar sua programação e tarefas usando a análise ABCD, desde e-mails que precisam de uma resposta até a preparação para um próximo exame e até mesmo lavar a louça da noite anterior, você estará seguindo uma das estratégias mais importantes para administrar o tempo.

8. Evite a procrastinação

Além do perfeccionismo, a procrastinação é o maior obstáculo ao gerenciar o tempo. Quando adiamos tarefas (geralmente tarefas desagradáveis), muitas vezes aumentamos nosso nível de ansiedade, atrasando ainda mais nosso trabalho na tarefa.

9. Use um calendário e siga uma rotina

Uma lista de tarefas é útil para reconhecer os detalhes e pequenas tarefas, mas um calendário é um item obrigatório para o gerenciamento adequado do tempo.

O tempo é um recurso precioso e não há como recuperá-lo depois que se acaba. Um calendário facilita o gerenciamento do tempo, permitindo que você planeje seu dia, semana e mês com antecedência, garantindo que você dê a cada tarefa, reunião ou outro evento importante a atribuição que merece. Além disso, você não perderá nada importante!

10. Remova distrações

As distrações são as piores. Eles perdem tempo, solapam a motivação e reduzem a produtividade, entre outras coisas. Saber como remover distrações é uma das habilidades de gerenciamento de tempo mais importantes que devemos conhecer.

Se você estiver escrevendo um artigo importante, silencie seu telefone e silencie as notificações. Se você ficar tentado a olhar de qualquer maneira, esconda-o em outra sala até terminar. Há um barulho irritante da construção do lado de fora? Aumente sua lista de reprodução do Spotify para abafar o ruído. 

11. Definir limites de tempo

Se você gastar muito tempo em uma tarefa, provavelmente descobrirá que não tem tempo para lidar com todas as atividades a seguir. 

Se a sua caixa de entrada estiver inundada de e-mails, prometa a si mesmo que só eliminará quantos puder em uma hora, por exemplo, em vez de deixá-la aberta. Tem um exame para o qual está estudando? Defina um limite de tempo de estudo para isso, também, para garantir que você tenha a capacidade de gerenciar outras tarefas importantes em sua vida.

12. Organize-se

Imagine este tipo de manhã de segunda-feira: 

Ao se vestir para o trabalho, você precisa vasculhar a pilha de roupa suja para encontrar algo para vestir. Você não lavou nenhum prato na noite anterior, então você apenas come uma fatia ou duas de presunto na pia. Você chega à sua mesa no trabalho e precisa abrir um espaço para colocar seu laptop e telefone. Após inicializar o computador, você deve usar a função de pesquisa para localizar os documentos nos quais está trabalhando, porque vários ícones preenchem a tela do seu desktop sem rima ou razão.

Isso soa familiar para você?

Definitivamente, tive mais do que alguns desses tipos de dias, e o problema com eles é que eles se propagam em cascata. Você ficará para trás e terá dificuldade em alcançá-lo.

Se você não tem uma organização estabelecida, reserve um tempo para fazê-lo. Você pode não estar planejando perder tempo organizando os arquivos e pastas do seu computador, mas isso compensará rapidamente o tempo gasto e logo depois pagará os dividendos. Lave a roupa e a louça na noite anterior para você poder acordar com menos estresse e começar a trabalhar o mais rápido possível. 

E, uma vez organizado, certifique-se de manter suas habilidades de organização. Fique por dentro dessas coisas e você terá um controle melhor sobre o seu tempo também.

13. Use a técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é um dos melhores métodos de gerenciamento de tempo que existem. Desenvolvido por Francesco Cirillo e batizado com o nome do cronômetro de cozinha em forma de tomate que ele usava, o Método Pomodoro resistiu ao passar do tempo.

É essencialmente assim:

  1. Escolha uma tarefa para concluir.
  2. Defina um cronômetro para 25 minutos.
  3. Trabalhe nessa tarefa e apenas nessa tarefa.
  4. Faça uma pausa de 5 minutos e coloque uma marca de seleção em um pedaço de papel.
  5. Repita este “pomodoro”.
  6. Quando você completa 4 pomodoros, você tem direito a um intervalo mais longo (até 30 minutos).

A Técnica Pomodoro é uma excelente maneira de gerenciar seu tempo, dividindo seu trabalho em partes gerenciáveis. Isso prioriza o fluxo e o foco para você, o que por sua vez estimula a produtividade e a eficiência!

14. Diga “Não” e não se sinta culpado por isso

Um dos maiores desperdiçadores de tempo é assumir mais do que você pode suportar. Eu mesmo sempre tenho problemas para recusar pedidos e isso pode definitivamente causar estragos na minha agenda enquanto tento colocar algo em uma agenda já lotada para o dia.

Se você não tiver largura de banda, informe-os. 

Não só é melhor para você, mas também é melhor para eles no longo prazo, pois você pode não dar a dedicação que merece, levando a trabalhos ruins ou imprecisões, entre outras coisas. 

E tente não se sentir culpado por recusar pedidos de ajuda. Como Valerie P. Jackson, MD afirma em seu artigo, “Nada de bom vem de um sentimento de culpa irracional. Na verdade, preocupar-se apenas faz com que uma tarefa demore mais e também a torna menos agradável de realizar. ”

15. Peça ajuda

Finalmente, não tenha medo de pedir ajuda.

Existem algumas tarefas que você simplesmente não pode realizar sozinho e muitas em que uma mão amiga reduziria mais da metade o tempo gasto. Se você estiver em uma posição de liderança, delegue qualquer tarefa menor que esteja se revelando um obstáculo para outras pessoas, quando necessário. 

Incluir outra pessoa em suas tarefas pode apenas permitir que você maximize sua produtividade e fluxo de trabalho. E, às vezes, eles podem apenas conseguir fazer isso de forma mais rápida e eficaz do que você faria!

Bem, por enquanto isso é tudo em nossas dicas de gerenciamento de tempo principal e esperamos que ajudem a aumentar sua eficácia, eficiência e produtividade! Tem alguma dúvida, feedback ou mais pontos a acrescentar sobre como melhorar o gerenciamento do tempo? Deixe-nos saber nos comentários abaixo, e obrigado pela leitura!

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