Como uma gestão eficiente pode diminuir custos durante a crise?

Como uma gestão eficiente pode diminuir custos durante a crise?

Com a COVID-19, enfrentar o desafio humanitário foi a prioridade número um para as empresas. Embora elas atualmente estejam se concentrando em lidar com os desafios operacionais que a pandemia causou, suas atenções já estão diretamente no gerenciamento prudente dos custos. 

Ao revisar suas opções de custo, as empresas precisam avaliar o contexto estratégico de seus negócios para entender onde cortes e investimentos são necessários. Como disse o CEO de uma empresa de energia: “Precisamos reduzir os custos rapidamente, mas de maneira inteligente”.

Acompanhe a leitura a seguir e saiba como diminuir despesas em uma organização de forma eficiente!

Decida com velocidade em vez de precisão

A situação está mudando a cada dia, até mesmo a cada hora. Os melhores líderes processam rapidamente as informações disponíveis, determinam rapidamente o que é mais importante e tomam decisões com convicção. 

Durante uma crise, surge a sobrecarga cognitiva; as informações são incompletas, os interesses e as prioridades podem conflitar, as emoções e ansiedades aumentam. A paralisia da análise pode ocorrer facilmente, exacerbada pela tendência natural das organizações matriciais de construir consenso. 

Os líderes devem romper a inércia para manter a organização treinada na continuidade dos negócios hoje, enquanto aumentam as chances de sucesso de médio a longo prazo, concentrando-se nas poucas coisas que mais importam. Uma estrutura simples e escalável para tomada de decisão rápida é crítica.

  • Defina as prioridades. Identifique e comunique os três a cinco mais importantes. No início da crise, isso pode incluir segurança e cuidado dos funcionários, liquidez financeira, atendimento ao cliente e continuidade operacional. Documente os problemas identificados, assegure-se de que a liderança esteja totalmente alinhada com eles e faça correções de curso à medida que os eventos se desenrolam.
  • Nomeie os tomadores de decisão. Em sua “sala de guerra” de comando central, estabeleça quem é o dono do quê. Capacite a linha de frente para tomar decisões sempre que possível e indique claramente o que precisa ser escalado, quando e para quem. Seu padrão deve ser empurrar as decisões para baixo, não para cima.
  • Abrace a ação e não puna os erros. Erros ocorrerão, mas nossa pesquisa indica que deixar de agir é muito pior.

Adapte-se com ousadia

Líderes fortes se antecipam às mudanças nas circunstâncias. Eles buscam contribuições e informações de diversas fontes, não têm medo de admitir o que não sabem e trazem especialistas externos quando necessário.

  • Decida o que não fazer. Controle grandes iniciativas e despesas e priorize implacavelmente. Divulgue suas escolhas “o que não fazer”.
  • Jogue fora o manual de ontem. As ações que geraram resultados anteriormente podem não ser mais relevantes. Os melhores líderes se ajustam rapidamente e desenvolvem novos planos de ataque.
  • Fortaleça (ou construa) conexões diretas com a linha de frente. Em situações de triagem, é crucial ter uma imagem precisa e atual do que está acontecendo no terreno. Seja administrando uma cadeia de suprimentos, liderando uma empresa de gerenciamento de resíduos ou supervisionando uma empresa farmacêutica, os líderes devem obter avaliações situacionais com antecedência e frequência. Uma maneira é criar uma rede de líderes e influenciadores locais que possam falar com profundo conhecimento sobre o impacto da crise e os sentimentos de clientes, fornecedores, funcionários e outras partes interessadas. A tecnologia pode aproximar as partes; pense em wikis internos que capturam problemas, soluções, inovações e práticas recomendadas. Líderes eficazes estendem suas antenas por todos os ecossistemas em que operam.

Entrega confiável

Os melhores líderes assumem a responsabilidade pessoal em uma crise, embora muitos desafios e fatores estejam fora de seu controle. Eles alinham o foco da equipe, estabelecem novas métricas para monitorar o desempenho e criam uma cultura de responsabilidade.

  • Fique alerta e alinhado em um painel diário de prioridades. Os líderes devem documentar sucintamente suas cinco prioridades principais (em meia página ou menos) e garantir que aqueles que estão acima deles concordem. Reveja o desempenho em relação a esses itens com frequência, se não diariamente, talvez semanalmente e certifique-se de que os líderes compartilhem essas informações com subordinados diretos. Revise e atualize sua “lista de ocorrências” no final de cada dia ou semana.
  • Defina KPIs e outras métricas para medir o desempenho. Escolha de três a cinco indicadores mais importantes para a semana e peça aos líderes que apresentem relatórios regulares sobre cada um deles.
  • Mantenha a mente e o corpo em forma de luta. Para entregar de forma confiável, os líderes devem manter sua serenidade, mesmo quando os outros estão perdendo a cabeça. Estabeleça uma rotina de autocuidado: dieta saudável, exercícios, meditação ou o que for melhor para você. Estoque energia, reservas emocionais e mecanismos de enfrentamento.

Envolva-se para motivar

Em tempos de crise, nenhum trabalho é mais importante do que cuidar de sua equipe. Líderes eficazes entendem as circunstâncias e distrações de sua equipe, mas encontram maneiras de se envolver e estimular, comunicando de forma clara e completa novas metas e informações importantes. 

Esse ponto merece atenção extra, porque embora a pandemia de COVID-19 seja, obviamente, uma crise de saúde, ela também gerou uma crise financeira. Seus líderes precisam reiterar novas prioridades com frequência para garantir o alinhamento contínuo neste momento de mudanças constantes e estressantes.

  • Conecte-se com membros individuais da equipe. Procure diariamente para uma “verificação de pulso” com pelo menos cinco; bloquear tempo no calendário para fazer isso. Relacione-se primeiro em um nível pessoal e depois concentre-se no trabalho. Um líder que conhecemos conduz sessões de “relaxamento” de 30 minutos com subordinados diretos todas as sextas-feiras à tarde via Zoom. As pessoas compartilham seus estados de espírito com os destaques e pontos baixos da semana.
  • Vá fundo para envolver suas equipes. Quando a comunicação é interrompida e os líderes agem sem participação da equipe, o que pode acontecer mais facilmente quando o trabalho é remoto, eles obtêm resultados abaixo da média.
  • Peça ajuda conforme necessário. Os melhores líderes sabem que não podem fazer tudo sozinhos. Identifique as estruturas da equipe e designe indivíduos para apoiar os principais esforços.
  • Garanta o foco nos clientes e funcionários. Para apoiar os clientes: Estenda a mão, mas primeiro não cause danos. Rastreie e documente informações em sua base de clientes. Para fortalecer relacionamentos e construir confiança, mantenha o foco fora de si mesmo e explore como você pode realmente ajudar seus clientes, por exemplo, propondo cronogramas de pagamento para aliviar sua crise de liquidez ou oferecendo serviços gratuitos, ou em espécie. Para apoiar os funcionários: Liderar com empatia e foco na segurança e saúde. A compaixão percorre um longo caminho em tempos turbulentos. Encontre maneiras de emprestar ajuda material aos funcionários da linha de frente que não podem trabalhar remotamente, como socorristas, mensageiros e catadores de lixo.
  • Colete e amplifique mensagens positivas, sucessos, atos de bondade, obstáculos superados. Muitas empresas estão ligadas a um propósito nobre, como salvar vidas, fabricar equipamentos médicos, ajudar os mercados a funcionar com mais eficiência ou proporcionar alegria. Seja qual for o seu propósito, celebre seus heróis diários (muitas vezes não celebrados). Permanecer produtivo nestes tempos é heroico.

Treine a sua equipe para liderança em crise

Como líder de líderes, você está navegando em prioridades novas e em constante mudança, com tempo limitado para reagir. Alguns pequenos investimentos em suporte e treinamento podem ajudar muito a aumentar a eficácia de seus líderes.

Momentos de crise revelam muito sobre os líderes abaixo de você. Uma vez que o fogo imediato esteja sob controle e você tenha um momento para recuperar o fôlego, pense em quem se destacou, quem lutou e por quê. 

Considere como as funções mudaram no mundo pós-crise e se seus principais executivos estão posicionados para o sucesso. Por último e mais importante, pergunte-se quem você quer na mesa tanto na crise atual quanto no tão esperado amanhã, quando emergirmos para uma nova normalidade.

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